Что нельзя закрыть, не читая?

olga_srb — 31.03.2023 Думаю, вы знаете, что на протяжении нескольких лет все государственные учреждения нашего города пользуются автоматизированной системой документооборота. Наша деловая переписка перестала быть перепиской в первоначальном значении слова, поскольку документы давно создаются, хранятся и передаются по инстанциям в электронном виде с помощью специального сервиса, доступ к которому определяется должностными обязанностями.


Автоматизированное делопроизводство не исключает наличия бумажных копий и никак не связано ни с экономией бумаги, ни с временными перебоями, возникшими год назад.

Освобожденные от необходимости отсылать друг другу бумажные экземпляры, мы давно внедрили электронную систему, позволяющую беспрепятственно и быстро обмениваться разными документами с другими государственными организациями. Важно, что у нее высокая степень защиты, исключающая «утечки».

Приведу пример: гражданин написал жалобу или благодарность на листе бумаги и отправил ее обычной почтой, допустим, депутату, или в министерство, или еще куда-нибудь, где, как ему кажется, будут рады ее прочитать.

Распечатав конверт, получатель определяет, в компетенцию какого учреждения входит вопрос и кому надлежит подготовить ответ, после чего отправляет электронную версию жалобы/благодарности по нужному адресу.

Готовый ответ будет загружен обратно, то есть в систему электронного документооборота, и когда гражданин получит письмо по обычной почте, он не будет знать, каким маршрутом летало его послание, и какую работу по его обращению проводили уполномоченные лица.

Заходить в систему документооборота мне приходится несколько раз за день, так как в ней постоянно появляются новые приказы, уведомления, информационные рассылки, обращения граждан, запросы и т.д. К каждому документу присовокупляется резолюция (что с ним надо сделать) и срок исполнения.

В ряде случаев достаточно просто прочитать текст и поставить отметку «ознакомлена»; но чаще всего необходимо подготовить какой-то ответ, и тогда отметка будет звучать по-другому: «исполнено», или что-то в этом роде.

На самом деле, писать разрешено все, что угодно (хоть «с пламенным приветом!»), но большинство специалистов, работающих с электронным документооборотом, имеют набор шаблонов, из которых выбирают подходящий вариант, помня, что это все-таки не приятельская, а деловая переписка.



С документом можно проделывать разные манипуляции: возвращать коллеге, добавлять исполнителей, пересылать для уточнения информации и т.д., но всегда надо ставить отметку в графе «исполнение», чтобы другим людям было понятно ваше отношение к посланию.

Войти в систему можно только с рабочего компьютера, и когда я была в отпуске, у меня отсутствовала техническая возможность отмечать выполненную работу, то есть документы я получала, но обозначить завершение работы с ними не могла.

Вернувшись в кабинет, я увидела огромное количество резолюций, которые продолжали «висеть» как неизученные, несмотря на то, что все вопросы по ним решены.

Чтобы их закрыть, мне предстояло поставить целую кучу отметок об исполнении, последовательно открывая каждый документ, среди которых преобладают служебные записки, приказы и распоряжения вышестоящих органов, обращения граждан, информационные письма о предстоящих мероприятиях, отчетные формы, подлежащие заполнению, и др.

И тут я вспомнила про очень удобную опцию: создать групповую отметку об исполнении.

Поставив галочки напротив ряда позиций, я выбрала из шаблона нужный ответ и нажала на «сохранить», рассчитывая на то, что одним махом закрою десяток задач. Но не тут-то было!

Оказалось, что есть одна категория документов, которые невозможно закрыть, не открывая и не отрабатывая отдельно!

Ограничение установлено для того, чтобы должностное лицо не могло пренебрежительно отнестись к данным сообщениям, и было вынуждено ознакомиться с текстом, или для того, чтобы исключить случайное не-прочитывание сообщения.

А теперь вопрос: какая категория документов выделена как особо важная для ознакомления, и ее нельзя «закрыть списком»?

Направляя ваши мысли в нужную сторону, замечу, что выбор категории отражает систему приоритетов. Можно было распространить действие опции на все виды документации, но разработчики не стали этого делать, посчитав, что сообщения определенного типа непременно должны быть изучены.

А пока вы угадываете правильный ответ, покажу вам весну, поселившуюся на моем рабочем столе.



Итак, какую категорию документов нельзя «закрыть списком»?

Оставить комментарий

Популярные посты:

• Ранее
• Архив