как контролировать свое ТСЖ (давно обещанное)

ara_bublik — 26.05.2014

Поделюсь разработанной мною схемой по контролю движения денег на счетах в организации под названием тсж...
рождалась она 5 лет, методом проб и ошибок.
Пригодится тем, кто действительно хочет вести честный учет денег на счетах и тем у кого есть запал контролировать свое тсж.

Напишу как для честного председателя, который только приступил к исполнению. а в конце дам советы тем, кто хочет контролировать финансы своего тсж.

Не важно сколько лет существовало тсж, не важно как в нем велись дела до вас, важно теперь начать делать это правильно.

1. Начните отсчет "новой жизни" от 1 января текущего года. Если вы только создали тсж - разумеется с даты создания.
Не пытайтесь проконтролировать сразу, все что было до вас. Для начала наладьте текущую деятельность и лишь затем аккуратно отлистайте все назад, проверяя то, что было... (Времени и нервов уйдет много)

Первый шаг: получите в налоговой информацию о всех открытых на тсж счетах.
Получите из каждого банка справки о:
- состоянии счета на 1 января.
- выписки за все года существования счета. (Это платно) Если не дадут, тогда выписки без платежей, но с помесячным указанием сколько денег уходило со счета и сколько приходило.
(Пригодится позже при разговоре с бухгалтером) Если есть вменяемый бухгалтер, который вел дела и раньше, можно получить эти данные у него, но позже проверить.

сумма, которая фактически была на счетах 1 января и будет точкой отсчета.

2. Следующий шаг: разобраться с долгами жильцов.
Попросите бухгалтера дать информацию по долгам на 1 января. Зафиксируйте данную сумму. Мы проверим ее позже, или, что правильнее, это сделает аудит!

3. Введите запрет (если его не было ранее) на любые наличные платежи. Хоть контрагентам, типа ремонтников, хоть жильцам, которые хотят заплатить "в кассу".
Запомните - самый простой путь запутать учет так, что никто и не разберется - нал.
Если в вашем тсж он есть - есть смысл задуматься о честности тех, кто ведет дела, ибо в мутной водичке...

А как быть, с теми деньгами, что жильцы готовы платить, например, за то:
- что где то испортили общее имущество
- хотят внести просто так денег, на что то полезное
- оплатить подьем грузов на лифте (если это платно)
- оплатить размещение вывески (для коммерции)
- и тд...???
Короче, совершить не стандартный платеж, под который нет графы в квитанции...?
Ничего сложного. Просто жилец или собственник коммерческого помещения пишет заявление в произвольной форме о том, что хочет заплатить разово (или ежемесячно) такую то сумму и просит внести ее в квитанцию, в графу доп. платежи. Бухгалтер получив это заявление, проделает необходимые манипуляции и все). Сумма попадет в квитанцию и позже будет оплачена на расчетный счет.

4. Теперь попросите бухгалтера, кроме тех отчетов, что она ведет в бухгалтерской программе начать делать ежемесячные отчеты для вас! Я бы такие отчеты заставила делать законодательно, с административной ответственностью. Это было бы серьезным шагом на пути к нормализации учета расходов в тсж.

Выглядеть отчет за каждый месяц будет так:
верх

низ:

Не слушайте стенания бухгалтера. объясните, что лучше ей сейчас показать все вам, что откуда и куда, чем позже, сотрудникам ОБЕПа))). Если дела велись честно - нет повода для волнений. Если не очень - скажите, что вы не хотите разжигать скандал, а просто теперь все будет по закону и максимально чисто и прозрачно. И что вы, все равно докопаетесь до сути и все равно будете требовать отчеты не в бухгалтерской программе, в которой что бы свести концы с концами надо разбираться, а в удобной и понятной форме ежемесячного отчета, где каждый следующий месяц опирается на цифры предыдущего.
Новый председатель- новая жизнь!)
Обещайте премию за разбор всех этих завалов - и после, дайте!!!! Никогда не обманывайте сотрудников.
Разберем саму форму:

Начальные цифры месяца это сколько денег было и сколько денег вам должны.

следующие графы (банк) ведут учет поступлений и списаний средств!!! Фактических!!!

Не начисленных, а именно тех денежных средств, что в период текущего месяца упали или ушли на ваш банковский счет или с него. Важно вести ее отдельно, что бы....
Тут я написала, как можно жулить, но сейчас стерла. Это очень тонко и не хочется, что бы многим, кто до этого не додумался, я же и подсказала(((
Просто поверьте!
ведь если ежегодно не нанимать аудит (что лично я настоятельно рекомендую делать!) - то концов при манипуляциях с долгами - не найти.
Да, бухгалтер ведет учет у себя и аккуратно расписывает получаемую от банка информацию по личным счетам каждого жильца... И разумеется, пусть продолжает это делать. Просто роботы станет чуть-чуть больше и в конце месяца ей придется эти цифры подставить в таблицу для отчета перед вами.

Разберем фактические выплаты. Фактические!!! Не то, что вы должны по договорам и бла бла бла...
Долги пусть бухгалтер учитывает))) вам важнее видеть и понимать, а что за деньги ушли в этом месяце и КУДА!
Обязательно отдельно после каждого платежа должна стоять комиссия банка. Да это мелочь, но что бы все было чисто и ее надо учитывать. И отдельно! Что бы потом можно было видеть чистые суммы и сравнивать их с чистыми суммами договоров. А затраты на проведение банковских платежей эта иная графа, ее все учитывают по разному, я позже расскажу варианты, но сейчас просто запомните - проценты банка (кстати, это не сумма за обслуживание банковского счета, которая тож существует и платится раз в месяц) -всегда учитывайте отдельно! Пусть вам так и пишут (см таблицу) сумма - назначение платежа и ниже сумма - процет банка по указанному платежу. Не разрешайте эти проценты так же валить в одну кучу. Пусть и отдельную. Нет. Строго под каждым платежом. (Купите бухгалтеру шоколадку, прежде чем все это на нее обрушите)

Все это не сложно и займет не много рабочего времени и через пару месяцев войдет в привычку!!! Траст ми.

Следующая графа - наличка...
фото нет - так как ее нет.
и лучше что б ее не было!!! Но если она у вас ранее проходила, эта графа пригодится вам, для составления отчетов за ранние периоды.
она так же как банк имеет и поступления и расход. по сути просто копируете еще раз все 4 колонки "банка" и пишите - "касса тсж"
Вам придется это сделать, если вы захотите навести ПОЛНЫЙ порядок в финансах и иметь полное понимание о том, что и как происходило ранее.
Избавьтесь от этой графы скорее!

Последняя графа - деньги под отчет.

или

рядом расшифровки. например:

Разумеется вам придется выдавать деньги под отчет. Не везде можно заплатить безналом и плюс бывают срочные платежи или очень мелкие.

Процедура выдачи - только через зарплатную карточку. Бухгалтер переводит, например 5000 рублей "под отчет" на банковскую карту управдома или электрика или сантехника ... Кому считаете нужным. У меня "под отчет имеет бухгалтер и "управдом".
Сумма вносится в таблицу с указанием лица.
Далее, лицо или платит со своей карточки или обналичивает эти деньги. в конце месяца сдаются чеки и именно на их основании, бухгалтер вписывает в эту же графу то, на что были потрачены денежные средства. Не израсходованный остаток переносится на следующий месяц (см таблицу).
Запомните! Это не то же самое, как если бы жильцы платили налом и вы бы этот нал передавали под отчет!!!

Важно, что бы все получаемые деньги проходили через банк! Так у них появляется реальная проверяемая фиксация!!!
Да, появится небольшой доп расход на получение налички из банка, но лучше платить эти копейки и иметь гарантировано понятное и проверяемое движение денежных средств!

Я не хочу здесь описывать МНОЖЕСТВО способов махинаций с наличкой не проведенной через банк. Не все они лежат на поверхности, но поверьте, их много.

И наконец, графа доход.
Она справочная!!!
Сейчас в наших отчетах мы ее не указываем, но если рассылать жильцам, не плохо лишний раз показать сумму прибыли от сторонней деятельности тсж.

Если вы все будете делать правильно, то рано или поздно прибыль появится и у вас!
Помните, сюда деньги могут попадать от добровольных пожертвований (без статьи), так что лучше брать их под что то конкретное, тогда и дохода не будет и налога, но в основном и у нас и по городу это:
- аренда коммерцией мест под вывески (через голосование принимается на собрании)
- аренда коммерцией мест под кондиционеры
- аренда коммерцией места под их мусорный контейнер
- аренда жильцами прилегающих к их квартирам коридоров. (Через голосование)
- выкуп коридоров (через голосование)
- работа в качестве управляющей компании для паркинг дома
- и тд.

У нас эта сумма составляет примерно 500-550 тыс рублей в год.
Плюс экономия по статьям, пока дом был не полностью заселен еще столько же...
Итого миллион на улучшайзинг. Неплохо?
О да. Важно знать и понимать, как образовались эти деньги, на что их можно тратить и когда!!!

Последнее самое важное ибо... Как правило вся экономия и заработок сидит в долгах. Вы не можете не платить за отопление, только потому, что половина дома еще не оплатила его... И приходится закрывать первостепенные платежи. А все, что можно было бы потратить на улучшение жизни остается первый год лишь на бумаге. Таким образом вы как бы формируете негласно то самый фонд, который будет покрывать "вечно висящий долг". Этот долг - нормальное явление! Я категорически против того, что бы взять и собрать его отдельно! Его надо накопить и заработать разумной хоз деятельностью. Его допустимый размер сумма всех выставленных вами квитанции за 3 месяца. У нас так и есть... Все колеблется в пределах миллиона. Пока не начался раздрай на доме... Как правило мы сидели в долге 700 тыс ( оборот по двум месяцам). Сейчас, правда больше(((

Если теперь применить голову, то становится понятным, что тратить сэкономленное, например, будучи председателем в нашем доме, вы смогли бы не ранее, чем через полтора-два года после создания тсж. Если вы приняли дела у давно созданного тсж, сначала прийдется отлистать все назад, что бы понимать какими сэкономленными суммами вы располагаете или поверить ежегодным отчетам, которые вам покажет бухгалтер или... Начать все с ноля. В конце текущего года, на основании годового отчета, по любому все уже будет ясно.

А если надо срочно? Дом трещит и жильцы готовы заплатить???
Собираем собрание и голосуем за единовременный взнос. Прикладываем четкую схему расхода этого взноса с заложенными дополнительно 10-20 процентами (изменение курса и подорожание, частичная компенсация, необходимая сейчас, за тех кто платить будет ...долго, что то обязательно по первости будет выползать из непредвиденного, даже по полностью осемененному мероприятию). Сразу голосуйте за то, что если что то осталось после выполнения заложенных под сбор мероприятий, (ну сэкономлено-неизрасходованное) переносится в статью "текущее содержание дома".
Вот.

Итак, вы создали систему учета денежных средств. Теперь вы знаете сколько пришло и от кого и куда ушло.
При такой системе, непроверяемые махинации возможны только с завышением смет и откатами председателю. Но если вы честный председатель - все ок. Если вы жилец, который смог убедить председателя ввести такой отчет и рассылать его жильцам помесячно... Браво! Осталось лишь контролировать сметы. Это не сложно... Было бы немного времени.

Еще

У нас есть еще паркинг. Он отдельный обьект и не имеет отношения к обслуживанию МОП. У него отдельный счет и точно такие ж отчеты! Просто тсж нанято за 1 тыс рублей в месяц в качестве управляющей компании. Паркинг собирает по отдельной квитанции платежи и бухгалтер платит от паркинга дому за то, за что должен платить любой собственник. Так платежи со счета паркинга, уже по конкретным статьям попадают в эту домовую таблицу☝️ Но подчеркну, у нас паркинг частая собственность группы лиц и управляется она по общему решению, общим собранием именно паркинга, а не ТСЖ. Паркинг сам напрямую никому не платит, он переводит деньги со своего счета на счет дома по конкретным статьям, а уже со счета дома идут общие платежи за воду, электрич и тд. У вас может быть иначе. Если не знаете как - пишите, разберемся.

Кстати, важно разобраться, а за что вы собственно с жильцов деньги собираете... Но это отдельным постом.
У нас, например, мы, как ТСЖ, собираем за все, кроме электричества по квартирам. За квартирное электричество каждый платит сам, Тсж оплачивает лишь только электричество МОП (места общего пользования). Как правильно начисления рассчитать и правильно собрать, точно сделаю отдельный пост. Пригодится и председателям и жильцам. Научу как не платить по незаконно выставленным статьям и как взымать быстро деньги с тех, кто не платит по реальным счетам!

Вернемся к табличке.
Вроде все должно быть понятным.
Для примера прилагаю свою, просто за абстрактный месяц.

плюс, авансовый отчет:

Задание вам - разобраться и уговорить бухгалтера сделать вам такую за январь и февраль текущего года)))
(позже добавите март и апрель)

Далее, пробегитесь с нее по всем платежам. На каждый должен быть договор. Разовый или ежемесячный. Попросите их показать. Почтите и поймите суть договора, поставьте на нем пометку маркером, что вы ознакомились и разобрались. Важно по каждому из них понять, как взымаются деньги? Переводит бухгалтер или безакцептно (банк сам платит, как приходит требование) Такого будет много, нет смысла после путаться и читать договора каждый раз по новой. Да, через пару месяцев, вы их всех наизусть знать будете, но по первости, такие пометки очень пригодятся.

Несколько советов:
- игнорируйте истерику бухгалтера. Никому не нравится работать много) купите ей торт! А позже, дайте премию.
- не пытайтесь сразу понять, что, сколько и куда надо платить! Разбирайтесь по ходу. Попросите бухгалтера разбирать и согласовывать с вами каждый платеж. Так быстрее разберетесь. Если нет времени - разберетесь в конце месяца по приведенной табличке.
- напишите приказ (люди это уважают), что бухгалтер обязана составлять этот банковский (как я его называю) отчет и высылать вам не позже 5 числа следующего за отчетным периодом месяца. То есть за январь, не позже 5 февраля и тд.
- игнорируйте комментарии бухгалтера, что: у нее недостаточно информации (ерунда, месяц закончился и уже 1 числа след месяца ничего изменить или добавить нельзя, так что отчет можно делать), она не провела еще все платежи (а они вас и не волнуют. Вас волнуют только те, что были ПРОВЕДЕНы)
- в таблице нет смысла ничего менять. Это готовый выстраданный продукт. Любые адаптации могут привести к тому, что он перестанет быть функциональным.

Вот такой получился начальный пост:

В нем есть про начальную подготовку к годовому отчету, про первые шали нового председателя и про ежемесячный отчет, которые позволит любому жильцу контролировать то, как расходуются его деньги.

В следующем разберем начисления и только после, я дам формы годового отчета. Иначе непонятно будет, что и откуда берется. Ну и с советами, как простому жильцу проверить тсж, придется повременить) для начала заложим базовые знания.

Важное дополнение для председателей:
- заведите страницу и записывайте все вопросы, которые надо вынести на ближайшее собрание. Само собрание - не простая штука и с ними мельтешить не получится. У меня в доме, группа жильцов уже год (ГОД) не может юридически грамотно собрать и провести его. В последний раз снова разослали уведомление с неправильной датой. Через два дня - исправились, но время отпущенное законом - ушло. Так что снова будет неправомочный протокол и никакого доступа к деньгам в банке.
А как вы понимаете, домом управляет тот, кто этот доступ имеет! Так вот, у них один вопрос - меня скинуть), а у вас будет много вопросов - важно не торопясь собрать их всех, подготовить все выкладки по каждому, не забыть ничего и только после, проводить собрание. Как его сделать - научу позже.
Пусть мои побьются еще - хоть чего то понимать будут)

Прошу максимальный репост, ибо писать, рисовать и по полочкам раскладывать - долго. Важно понимать, что это пригодится хоть кому то.
Спасибо!

Оставить комментарий

Популярные посты:

crusalde

Волшебный мир семейного кино: подборка лучших зарубежных фильмов для незабываемых вечеров вместе

jjnatt

28.11.2024 - 80 лет они называются полком "Нормандия-Неман"

kwakin_misha

Жарьте котлеты или увольняйтесь!

colonelcassad

О сирийских нефтяных богатствах

hardsign

О русском как иностранном

uctopuockon_pyc

Двадцать минут...

russiantowns

Гнёздово - самое большое языческое кладбище Европы.

pantv

10 декабря ● "День защиты прав животных" и "Всемирный день прав человека" и не

• Ранее
• Архив