Как же от них избавиться?!

miumau — 11.11.2010 добрый день, яна



о себе: я живу одна, воспитываю сына 5 лет, работаю графическим дизайнером в отделе большой строительной компании в соседнем городе.
в какой-то момент я поняла, что если помимо работы (9 часов) +дороги (2-2,5 часа в день) я хочу успевать заниматься с сыном, каждый день готовить, иметь чистый дом, печь пироги, и заниматься творческими проектами (на самом деле дел конечно больше), нужно начинать четко планировать свое время.
я люблю писать списки, прочитала вашу книгу и около месяца "ставила эксперимент")
выяснилось, что вне работы все получается прекрасно - я выделила и сократила съедающие время штуки, начала организовывать рутины, расписала планы и следовать им оказывается легко - много успевается и остается приятное чувство, что все меньше и меньше "висящих над душой" неприятных дел.

но с основой работой к сожалению пока мало что получилось.

1) клиенты. мы работаем в openspace и клиенты из разных отделов приходят поговорить, обсудить заказ к дизайнерам непосредственно. у кого-то с многозадачностью лучше, но меня это очень отвлекает.

2) коллеги. довольно частая ситуация, когда тебе говорят что-то вроде "быстро-быстро нарисуй мне логотип, срочно, мне уже прямо сейчас сдавать верстку, клиент уезжает в кувейт!!!"
да, я читала про то, как можно мягко просить подождать и не дергать, но у моих коллег это вызывает раздражение (особенно если у них в самом деле что-то горит, а у нас на работе это постоянная ситуация)

3) работа у меня мультипрофильная - я делаю и 3D, и видео-графику, и полиграфические проекты. моя личная особенность - в основной работе мне проще планировать и делать заказы на месяц-два, чем выстреливать пять мелких заказов в день. но выбирать я не могу, поэтому получается, что если по крупным заказам претензий нет - ни по времени, ни по качеству - в мелких мини-начальство меня постоянно подгоняет и комментирует в стиле "этот постер должен занять час, почему ты делаешь его два???" как научиться быстро выполнять более мелкие и спонтанные творческие задания, я не знаю.

4) многозадачность - еще одно мое слабое место. я плохо переключаюсь, если приходится это делать спонтанно. если мне позвонило подряд три клиента по трем разным вопросам, мне нужно время, чтобы обратно включиться в текущую работу. времени этого нет, так как по специфике работы мы заносим в базу и отчитываемся за каждые полчаса (буквально)

я была бы очень благодарна, если бы вы могли дать какие-то советы по оптимизации...

огромное спасибо,

т.


***


Здравствуйте, Т.!

Да, с собой договориться всегда проще - вы себя поймете и всегда пойдете себе навстречу, а другие люди, соотвественно, все больше идут навстречу себе и делают, как им угодно. Часто за ваш счет.
И я хорошо понимаю, что часто просто открыто еого-то "послать" - не лучший вариант - он ничего не поймет и только зря обидится. Либо почувствует, что вы пытаетесь обернуть его собственное оружие против него, и сделать удобнее для себя, на этот раз за его счет 0 это обычно выхзывает бурный проест.
Тем не менее:

1 - Если вас отвлекают люди, подходящие к соседям, то тут ничего не поделаешь, кроме как учиться не обращать на них внимания.
Если они подходят лично к вам, то надо учиться проворачивать с ними один из двух сценариев:
- Смотрите человеку в глаза самым разнесчастным взглядом, который у вас есть, и говорите, что у вас страшно-ужасно горит работа, за которую вас убьют и линчуют, если вы ее не доделаете вот прямо сейчас, поэтому вы клянетесь всем на свете, что через полчаса или 40 минут подойдете к человеку сами. Но вот сейчас - ну никак. В таком трудно отказать обычно. Главное - через полчаса действительно подойти. Если вы подойдете, это в любом случае лучше, потому что вы можете встать и уйти, когда решите, что самое важное обговорили и пора прощаться. Ну и потом контроля над ситуацией больше. Можно вот так наобещать нескольким людям подойти к ним в примерно одинаковое время, потом в назначенный час обходить их по одному. Очень удобно - смотрите на часы и говорите: "Ой, меня через 3 минуты еше вон тот ждет!"

К тому же можно сделать это предложение более еще более привлекательным для коллеги, если добавить к этому какую-нибудь фразу вроде: "Знаешь, у меня сейчас дикий аврал и все равно все меня дергают - а когда я приду к тебе через полчаса, я смогу внимательно послушать только тебя!"
Покажите человеку, что он вам настолько важен, что достоин личных 10 минут, выделенных толко для вашей беседы.

- Смотрите на человека все тем же самым несчастным взглядом, и говорите, что ну, хорошо, вас конечно непременно линчуют за то, что вы сейчас оторвались от суперважного дела, но так и быть, если он готов обсудить желанное за 5 минут (ну или там 10), то так и быть, давай сейчас.
Второе хуже и сложнее, потому что только примерно треть людей помнят, что им сказали вначале, и через 10 минут действительно говорят: "Ладно, не буду тебя дальше отвлекать" и сматываются. Остальным приходится аккуратно напоминать, что вы таки заняты.

2 - тут тоже есть разные варианты. Если в самом деле оооочень сильно горит более чем у одного человека, так и скажите: "Послушай, вот он велел мне сейчас бросить все и делать его задание, потому что клиент уезжает в Кувейт, и вот ты. Я не могу делать два дела одновременно. Идите и решите, чье дело я должна делать первым и я его сделаю. Это работает - снимите отвественность с себя.

Есть еще вариант сказать: Хорошо. И делать все в своем ритме, совершенно спокойно. Если кто-то через полчаса увидит, что вы заняты другим делом, разбираться по мере поступления проблем. Сказать, что вы это уже начали, оно было очень срочное, и не смогли это бросить. Но вероятнее всего никто не заметит и не спросит. Когда начнут спрашивать: "Ну где, ну где моя работа!?" отвечать то, что и так пришлось бы ответить: "Я тут так стараюсь, так стараюсь, прямо в лепешку расшибаюсь... но... еще не доделала, прости. Ну не получилось, признаюсь, каюсь." Что они с вами сделают? Попросят поторопитсья еще. Ну да, вы уже и так торопитесь. Пообещеаете постараться еще больше. это такой театр, в котором каждый должен играть свою роль. Не на каждой сцене нужно каждый раз умирать всей душой. :-)

Кстати, клиент уезжающий в Кувейт - это отдельная глупость какая-то. Если у человека через полчаса самолет, ему надо распечатать договор, чтобы он на нем физически расписался, и чтобы потом за 300 долларов не слать их из кувейта к вам экспрессом - вот это я понимаю.
А что должен за полчаса сделать дизайнер? Что-то дорисовать и исправить? А какая разница? Что такого дизайнерского клиенту надо увезти в руках вот прямо сейчас? Никакую вообще творческую работу нельзя доделать за полчаса - обязательно в цейтноте получится не очень хорошо, обязательно через полдня (когда клиент долетит до Кувейта и отоспится) это осознают все, и все равно всех посадят доделывать.
Клиент приезжает лично к дизайнерам, чтобы изложить свои идеи и пожелания, на что-то уговорить, в чем-то разобраться. Поговорили - вот и хорошо. Дальше люди разъезжаются и спокойно делают то, о чем договорились.

3 - Нельзя научиться делать задания быстрее, чем вы их делаете. Вы думаете, придцмываете и исполняете графические работы с той скоростью, с которой можете это делать, ускоряться вы можете только за счет снижения качества.

Если среди начальников есть нормальные люди можно попытаться объяснить им, что некоторые вещи нельзя сделать быстрее, их можно только сдать недоделанными, т.е. сделать плохо. Так и скажите - ты же не принял бы у меня плохой плакат? На плохой плакат надо час, я могу делать только хорошие, за два.

Если понимания никакого нет, и все эти объяснения - пустая трата времени, просто обреченно говорите: "Потому что это работа на 2 часа!" Опять же - ну что они смогут вам сделать? Если они скажут, что знают дизайнера, способного сделать это за час, вам останется только сказать "Вот и идите к нему". Самое позднее, когда он сделает 5 плохих плакатов, они вернутся к вам. Есоли не вернутся - очень хорошо, значит им нужны плохие плакаты за час и они нашли для этого своего исполнителя.

4 - не вижу связи между многозадачностью, звонками клиентов и ответом о работе. Вот вы делаете свое дело - и отчитывайтесь о нем. Даже если у вас все с точностью до получаса - вы занимались бесперебойно 3 часа одним проектом - так и напишите в конце этих 3 часов. Открыли задачу и все - всем видно что у вас открыта задача и вы ею заняты - больше об этом не думайте. Когда будете переключаться, одну закройте, другую откройте - рутина в 20 секунд.

Но вообще обычно, если тайм-менеджер заполняется вручную, никто туда не заглядывает 5 раз в день. Достаточно в конце дня вписать все что было. В таких случаях проще записывать рядом с собой на бумажке, что вы до скольки делали, а потот перед уходом с работы можно все туда переписать.

Что же до клиентов, которые постоянно названивают - аккуратно снимите с телефона трубку, чтобы они до вас не дозванивались, и занимайтесь своими делами. Потом пожмите плечами - вы не виноваты, если у вас был занят телефон. Заведите себе телефонное время (допустим те же 15 минут раз в час, или полчаса раз в 2 часа) и на это время "освобождайте" телефон - пусть они к вам дозваниваются, когда вы к этому готову.
Кому надо, кстати, письмо напишут. А вы письма смотрите тоже спокойно раз в 45 минут (за 45 минут тоже никто не умрет, обещаю) :-))


В общем - если вы не можете человека послать, и он сам не понимает, что он вам что-то навязывает, на что вы не можете ответить - то надо аккуратно уклоняться от конфронтаций. Делайте как они - "переводите стрелки", прикидывайтесь утюгом (или шлангом) :-) кормите их завтраками и занимайтесь челночной политикой.

Оставить комментарий

Популярные посты:

• Ранее
• Архив