Инвентаризация как часть внутреннего контроля

sergeich_vl — 25.04.2021 Когда меня назначили ответственным за проведение инвентаризаций, я воспринял это, мягко говоря, без энтузиазма. Инвентаризация мне всегда представлялась чем-то примитивным, а потому низменным и недостойным. Первая мысль была, мол, – ну вот, приехал на Запад – туалеты мыть. Я себя пытался успокоить тем, что лучше туалеты мыть на Западе, чем жить среди идиотов, для которых Россия – это Путин, а Путин – это Россия. Успокаивало это не очень, но выбора особо не было. Наша компания тогда едва только образовалась, отколовшись от громоздкой империи Bombardier, и нам предстояло налаживать свои собственные бизнес-процессы и заново выстраивать отношения с аудиторами. В Bombardier с их перераздутыми штатами за инвентаризацию отвечал специальный отдел, но в новой компании мы этого позволить себе никак не могли. Поскольку же ещё со времён Bombardier я отвечал в финансовой службе за запасы и снабжение, руководство посчитало логичным, что инвентаризацию можно передать мне в нагрузку, а воспротивиться этому я никак не мог, потому что работа мне была нужна, что называется, позарез. У нас и так изо всех финансистов, работавших в нашем отколовшемся подразделении, в новую компанию взяли только половину. Руководство, конечно, сказало, мол, не ссы Сергеич, мы тебе придадим пару человек из профсоюза, но к этому предложению я отнёсся довольно скептически, поскольку весь мой опыт свидетельствовал о том, что профессиональные отношения с членами профсоюза лучше всего характеризуются фразой «где сядешь, там и слезешь». В общем, вскоре я обнаружил, что я занимаюсь согласованием допуска аудиторов на завод, достаю им защитные ботинки, договариваюсь, чтобы на время инвентаризации нам обеспечили людей, расследую расхождения, выявленные при пересчёте, и отвечаю ещё при этом на многочисленные вопросы, которыми аудиторы буквально засыпали меня каждый день.

Всё осложнялось ещё и тем, что аудиторы, судя по всему, не совсем представляли, что с нами делать. С одной стороны, наша компания только что образовалась. С другой стороны, мы постоянно твердили аудиторам, что мы на ходу переняли от Bombardier зрелую и функционирующую программу, и потому напрямую унаследовали от Bombardier все политики в области внутреннего контроля, причём как собственно сами политики, так и соответствующую статистику. Возьмём, к примеру, такой показатель, как аккуратность складского учёта. Что означает этот показатель? Допустим, у нас на складе лежит около тридцати тысяч номенклатурных позиций. Чтобы всё это разнообразие худо-бедно контролировать, мы должны всё это регулярно пересчитывать. Как вы понимаете, однако, пересчитать все тридцать тысяч позиций за один день просто невозможно. Вместо этого мы можем прописать в нашей учётной политике, что каждая номенклатурная позиция должна пересчитываться по крайней мере один раз в год. Тогда каждый день мы должны пересчитывать 30 тыс. : 365 дней = 82 номенклатурные позиции. Это нам уже вполне по силам. Как определить, что мы считаем сегодня, а что завтра? Можно просто идти по списку в порядке возрастания, но в идеале номенклатурные позиции для очередного пересчёта следует подбирать случайным образом. Это так называемая циклическая инвентаризация.

Теперь представим, что в ходе очередного пересчёта обнаружилось, что в 80 случаях из 82 количество деталей в учётной системе в точности совпало с тем, что мы насчитали на полках. Ещё в одном случае мы по факту насчитали 5 деталей, хотя система показывала нам 4, и ещё в одном мы не досчитались одной детали из 115. Иными словами, мы обнаружили расхождение в 2 случаях из 82. В реальности политика, как правило, допускает некоторую толерантность к расхождениям, чтобы не тратить ресурсы на поиск мелочей, которые всё равно не смогут оказать никакого влияния на управленческие решения. Если в соответствии с внутренней политикой наша аккуратность должна составлять не менее 95%, то уровень толерантности к ошибкам будет составлять соответственно 5%. Тогда в том случае, когда мы не досчитались одной детали из 115, наше расхождение (менее 1%) не превысит порог толерантности, так что мы это расхождение как ошибку засчитывать и не будем. А вот когда мы насчитали 5 деталей, при том что система показывала нам 4, расхождение будет уже 25%, и мы с чистой совестью засчитаем это как ошибку. В итоге наша аккуратность по итогам пересчёта составит 81:82 = 99% – очень, кстати, неплохой результат. На основании результатов ежедневных пересчётов рассчитываются средние показатели за месяц, квартал и год.

Почему этот показатель так важен? Потому что от него (среди прочих) зависит стратегия, которой будут придерживаться аудиторы в ходе проверки. Все процедуры, которые выполняют аудиторы в ходе проверки, можно разделить на две большие группы: Substantive Testing и Testing of Controls. Substantive Testing – это когда проверяется непосредственно значение, отражённое в финансовом отчёте. Например, когда тестируется дебиторская задолженность, можно запросить акты сверок, подписанные покупателями. Или, например, когда тестируются запасы (сырьё и материалы), можно просто пойти на склад и посчитать, то есть провести ежегодную инвентаризацию. Testing of Controls – это когда проверяются наши организационно-технические мероприятия по обеспечению внутреннего контроля. В части учёта сырья и материалов, например, помимо соответствующей политики аудиторы захотят увидеть отчёты о наших циклических инвентаризациях и соответствующие акты расследования расхождений. Также аудиторов будет интересовать, как охраняются наши склады, кто имеет туда доступ, как происходит выдача – словом, всё то, что может подтвердить тот факт, что у нас со склада ничего систематически не тащат, и что контроль у нас эффективный. Если с Testing of Controls у нас всё в порядке (в частности, аккуратность нашего учёта, выявленная по итогам циклических инвентаризаций, находится на приемлемом уровне), то Substantive Testing будет сведено к минимуму – вплоть до того, что ежегодная инвентаризация будет не нужна вообще. Именно в этом мы и пытались убедить наших аудиторов.

Проблема заключалась в том, что к моменту составления нашего первого официального отчёта наша компания существовала всего пять месяцев, и хотя за этот период аккуратность нашего складского учёта была вполне на уровне, аудиторы заявляли, что пяти месяцев недостаточно для того, чтобы сделать вывод о надёжности нашего внутреннего контроля. Наша же позиция заключалась в том, что аудиторам нужно принимать во внимание и тот период, пока мы были под Bombardier, поскольку мы опирались на те же правила, процессы и процедуры, и выполняли их, кстати, те же самые люди, перешедшие из одной компании в другую. Аудиторы долго колебались, и вроде бы начали склоняться к нашей позиции. Чтобы более детально ознакомиться с нашими процессами, они попросили допустить их на склад, чтобы своими глазами понаблюдать за тем, что там происходит. Несколько раз подряд они заявлялись к нам на завод, чтобы посмотреть, как осуществляется циклическая инвентаризация, как материалы принимаются и выдаются. Наконец, они заявили, что ввиду сложности наших процессов и нашей системы, они не могут быть полностью уверены в эффективности контроля, и что они настаивают на ежегодной инвентаризации. Делать было нечего, и я опять стал готовиться встречать гостей.

Оставить комментарий

Популярные посты:

• Ранее
• Архив