Оформляем временных работников в КЭДО

Подписывайте любые электронные документы с помощью ЭЦП быстро и бесплатно здесь - https://dobyto.ru/sign/

Мы перешли на кадровый ЭДО и сократили срок оформления временных сотрудников до нескольких часов. Для этого были выстроены маршруты прохождения заявления и других документов, подготовлен шаблон срочного договора. Всю основную информацию в соглашение система подставляет сама. Сотрудник тоже получают документы в электронном виде, ведь их сразу подключают к КЭДО.

Схема приема на работу временных сотрудников – как оптимизировать процесс

Наша компания уже 3 года как перешла на КЭДО. С прошлого года мы активно привлекали временных сотрудников (это специфика сезонной работы в филиале). Процесс был выстроен так:

• заявления и анкеты от соискателей мы принимали по электронной почте;
• собеседование проводилось в режиме-онлайн (впрочем, каких-либо жестких требований мы не устанавливали);
• документы на оформление работника также подавали электронно, и они сразу автоматически регистрировались в системе «Добыто»;
• кадровики группировали сведения из документов сотрудника, открывали личные дела;
• на основе введенных данных система автоматически оформляла срочный трудовой договор;
• после проверки договор направлялся на подписание директору нашей компании;
• система КЭДО регистрировала подписанный договор и присваивала ему номер.

Указанные процессы (кроме приема заявлений и собеседований) занимают всего несколько часов. Хотя никто не снимал с кадровиков текущие обязанности, многие действия были автоматически выполнены системой КЭДО. Там же директор подписывал договор с ЭЦП.

Как временные работники получали документы

Система КЭДО вполне подходит для работы с документами со стороны работников. Прежде всего, мы сразу вручали уведомления о такой схеме документооборота или оформляли согласие. Никаких спорных вопросов в этом не возникло. Далее каждый временный работник получил ссылку на подключение к личному кабинету КЭДО. В общей сложности, это заняло не более получаса.

Через личный кабинет мы рассылали сотрудникам расчетные листы, список задач и поручений для текущей работы. Также в КЭДО был сформирован единый план для филиала. Сотрудники могли отправлять служебные записки и отчеты о работе за неделю. По мере необходимости, руководство проводило общие планерки в онлайн-формате (с участием некоторых сотрудников).

Срочный трудовой договор мы заключали на сроки от 2 до 4 месяцев. После этого в системе КЭДО кадровики готовили приказы, уведомляли сотрудников о дате увольнения. Это крайне важно, ведь если человек продолжит работать после истечения срока договора, то он станет постоянным (штатным) сотрудником. Впрочем, система не даст забыть об этом нюансе, если сразу настроить режим уведомления о предстоящих задачах.

Вы тоже хотите использовать современные решения для кадрового документооборота? Запишите контакты: сервисы «Добыто», телефон +7-(499)-110-38-07, адрес электронной почты [email protected], сайт dobyto.ru, телеграм канал - https://t.me/dobyto.