Защита информации на бумажных носителях

В последние годы очень много внимания уделяется защите информации на электронных носителях, но порой компании совершенно забывают о том, что важные документы существуют и в бумажном виде. Более того, именно бумажные носители имеют куда большие вес и значимость.

Для того, чтобы можно было с уверенностью говорить о том, что вся информация находится под защитой, к мерам по обеспечению компьютерной безопасности должно быть добавлено архивное хранение конфиденциальных документов в профессиональном архивохранилище.

Как это работает?

Архивохранилище представляет собой современное, полностью оборудованное помещение, в котором размещаются документы различных компаний.

Физическую безопасность содержимого обеспечивают охранная и пожарная сигнализация, идеально подходящая для бумаги система пожаротушения, а также системы климат-контроля, поддерживающие необходимый уровень температуры, влажности и освещенности.

Перед помещением в архив все документы проходят архивную обработку, на них составляется каталог, а сами они помещаются в папки и короба.

Но если в одном месте хранятся бумаги разных компаний, можно ли говорить о безопасности?

Конечно! Во-первых, в хранилище не может попасть никто, кроме сотрудников. И даже если предположить невозможное, что сотрудник замыслил недоброе, выкрасть сведения будет невозможно. Дело в том, что все папки и короба проходят процедуру шифровки. Ни на одном носителе нет информации о том, к какой именно компании относится тот или иной файл, и что это за документ. В результате, человек, оказавшийся в хранилище, видит череду совершенно одинаковых коробов и папок с непонятным шифров, найти искомое будет просто невозможно.

А ключом к шифру обладает лишь узкий список ответственных лиц. И с таким ключом получить доступ к бумагам можно мгновенно.

А если нам нужно поработать со своими бумагами?

Есть несколько вариантов:

• вы можете подъехать в хранилище, получить свои папки и работать с ними прямо там, в специально оборудованном для клиентов кабинете;
• вы можете отправить своего курьера, чтобы он получил бумаги и привез их (только необходимо предварительно внести его в список лиц с доступом к ряду документов);
• вы можете заказать доставку у курьера архивохранилища;
• ряд документов можно просто отправить по факсу, так как для работы не требуются оригиналы.

Почему это надежнее, чем офисное хранение?

Профессиональное архивохранилище не только освобождает пространство в вашем офисе, но и считается более надежным по нескольким причинам:

1. В нем созданы оптимальные условия для сохранности бумаг, тогда как в офисах условия бывают очень разными, встречаются архивы, размещенные даже в подвальных помещениях.
2. То, что в вашем офисе хранятся ваши докуметы, очевидно. А найти нужный файл в общем хранилище, как уже было сказано, будет невозможно для злоумышленника.
3. Бумаги всегда будут в идеальном порядке, его не придется наводить снова и снова.