Как сделать проведение деловых совещаний продуктивным механизмом управления?

Управленческая деятельность руководителя подразумевает организацию различных мероприятий, способствующих решению рабочих вопросов. Распространенной формой коллективного делового общения является совещание, однако его результативность не всегда остается на высоком уровне. Понимание концепции реализации эффективного мероприятия позволит сделать проведение деловых совещаний удобным инструментом повышения продуктивности работы коллектива, компании в целом.

Правильное определение цели

Выбор формата встречи, форм ведения дискуссии, методов достижения результата зависит от целей, преследуемых руководителем. Нечеткое осознание целевого назначения совещательного мероприятия сделает встречу неэффективной.

Совещание как оптимальная форма делового взаимодействия на всех бизнес-уровнях целесообразна, если:

• возникла сложная, нестандартная ситуация, обсуждение которой позволит найти правильный путь ее оперативного разрешения;
• появилась необходимость донесения информации различного рода подчиненным, ответственным за выполнение проектов, либо партнерам;
• назрело решение об изменении деятельности компании/расширении бизнеса, обсуждение которого в рамках партнерской встречи обеспечит поиск механизмов реализации оптимальной стратегии развития.

Составление плана

Планирование – ключевой этап подготовки деловой встречи любого уровня. Осознание четкой структуры, формата предстоящих событий позволит сделать проведение деловых совещаний действительно эффективным способом достижения намеченного.

План включает:

• постановку цели, определение формата коллективных сборов, осознание желаемого результата;
• составление очередности рассматриваемых вопросов с учетом особенностей восприятия различных видов информации человеком;
• указание временных интервалов обсуждения каждого вопроса, общей длительности дискуссии.

Выбор места, времени

Тщательной подготовки при проведении рабочих встреч требуют не только плановые совещания. Бизнес-тренинги, выездные мероприятия, корпоративные семинары, конференции дадут ожидаемый результат только при правильной их организации.

Комфортная рабочая обстановка способствует соответствующему настрою участников, повышая мотивацию к решению вопросов. Следует заранее согласовать удобное время для сбора, а при организации выездных совещательных мероприятий – предусмотреть возможность транспортировки участников, обеспечить их временное проживание, кейтеринговое обслуживание, в чем могут помочь компетентные MICE-агентства.