Хранение бланков строгой отчетности организациями

Вся документация, подпадающая под понятие «строгая отчетность», обеспечивается обязательными для исполнения требованиями, закрепленными на законодательном уровне. Такие документы контролируются госструктурами (проверки налоговых органов и т.п.) соответственно это обязывает руководителя организации (ИП) обеспечить работу с БСО таким образом, чтобы проверки не влекли негативных последствий.

Одним из первых этапов обеспечения работы с БСО для руководителя (ИП), является назначение ответственного лица за работу с бланками. Для таких целей издается соответствующий приказ с возложением обязанностей по приему, учету, выдаче и хранению БСО. Каждый бланк документа имеет свой индивидуальный номер и серию, порядок работы с ним установлен законом, это возлагает на назначенное руководством лицо ответственность по обеспечению надлежащего учета и сохранности каждого бланка в отдельности и всего процесса работы с такими документами в целом. Следствие всего этого договор о материальной ответственности с избранным руководством лицом.

На законодательном уровне закреплена обязанность руководителя организации (ИП) создать надлежащие условия для работы с бланками ответственному за них лицу, в том числе имеют значение и условия, позволяющие обеспечить сохранность БСО.

Хранение бланков строгой отчетности обеспечивается наличием сейфа (металлического шкафа, специально оборудованного помещения).

В своей работе, ответственное за бланки лицо, обязано предпринять все необходимые меры и сделать невозможным контакт с БСО, лиц, не имеющих отношения к работе с ними. По окончании рабочего дня,  место, где хранятся бланки, ответственным  лицом опечатывается (опломбируется).

Использованные в работе БСО обязательно дублируются или имеют отрывную часть.  Хранятся они в систематизированном виде. Для обеспечения сохранности БСО подлежат упаковке в мешки и опечатываются.

Следует уделить внимание срокам хранения БСО. Законодательством строгих рамок по хранению бланков не установлено, однако имеется указание, что копии использованных бланков и корешков, подлежат хранению не менее пяти лет и уничтожаются при условии истечения месячного с рока со дня проведения инвентаризации.  Сроки хранения некомплектных, испорченных бланков документов не предусмотрены, поэтому сроки их хранения зависят от распоряжения руководителя организации (ИП).

По истечению сроков, установленных для хранения БСО, они подлежат уничтожению.