Как управлять информацией, чтобы она была: нужная, в одном месте, под рукой,

ikonoplev — 02.08.2014 Я участвую в нескольких проектах. В одних  как владелец и заказчик, в других - руководитель, в иных - аналитик, иногда - помощник. Мой главный проект - жизнь. Каждый из них образует потоки данных: переписки с партнерами, наблюдения, связанные с деятельностью проектов, планы, задачи, переговоры, действия, новости связанные с развитием конкурентов и еще всякая разная информация.

Вчера я осмыслил, что испытываю дискомофрт, вызванный тем, что информация разных типов по одному проекту хранится у меня в разных местах. А это не ок. Я был искренне уверен, что я подчинил и управляю всей информацией, что ходит вокруг и через меня. Оказалось - нет.

Оказалось, что часть данных у меня живет в Gmail (переписки, задачи, планы, некоторые новости), а вот наблюдения из интернета - в Evernote. И это непорядок, подумал я и сегодня с 6 утра оптимизировал эту досадную оплошность.

Времена, когда основная сложность, связанная с информацией заключалась в ее поиске - прошлом. Сейчас данных настолько много и они лезут в наши головы отовсюду, что задача, которую должен успешно решить каждый человек, которому хочется, чтоб голова не пухла от "не забыть" и не парилась вопросами "зачем мне это", заключается в том, чтобы эти самые данные:
а) отфильтровать и запустить только те, что действительно нужны.
б) запустить данные так, чтобы они не потерялись где-то в закладках и
в) легко и непринужденно иметь доступ к любой информации, которая оценена как нужная и сохранена.

Полтора года назад я рассказывал как была устроена моя система управления информацией тогда. Некоторые вещи поменялись. Вдруг кому пригодится. Или, может только я один парюсь управлением информацией. Если сложно разобраться, могу помочь.




Да, кстати, картинка кликабельная и ведет на ПДФ версию файла.

Давайте я кое-что уточню

Для меня управление информацией - это три вещи:

1. Зафиксировать источники. Они, к счастью, для всех одинаковы и их перечень закрытый. Ну вот неоткуда больше взяться данным, чем я перечислил. В работе с источниками есть одна очень важная хрень: надо фильтровать. Если вы хотя бы иногда задумываетесь о том "зачем я это читаю/смотрю/слушаю/нахожусь тут", то у вас с фильтрацией входящих данных не лады. И над этим надо работать. Это отдельная тема для размышлений и, если кому-то интересно, мы можем порассуждать об этом. Все шутки из серии "Как начать зарабатывать на Вконтакте? Закрыть Вконтакте и начать работать" - это отсюда. Фильтры. Настройте свои фильтры для своих источников.

2. Создать Хранилища и их структуру. Хоть в схеме хранилища на третьей позиции, но работа с ними начинается после осмысления необходимости работать с информацией. Хранилище - это то место, куда вы будете складывать обработанные и нужные данные. Это шкаф, в котором хранится ваше чистое белье, отглаженные рубашки и сложенные парами носки.

Хранилища могут быть какими угодно, но я говорю о цифровых местах хранения того, что может создавать хаос в наших головах, но мы же знаем правило - в голове должно быть пусто.

Для меня хранилище - это Gmail. Самая обычная гуглопочта с одним из платных тарифов. У нее есть ответвления. Есть гуглодиск, куда складываются на временное хранение файлы, с которыми необходимо какое-то время работать.
Для хранения файлов я использую SugarSync, который синхронизируется  с жесткими дисками нескольких компьютеров и гугло диском. Таким образом обеспечивается резервное хранение. Мне все равно, если гугл прикроют. Гуглопочта еще на Яндекс пересылается автоматом.

Многие пользуются для хранения Evernote - это отличное решение, которое весьма полезно, но имеет один минус, там нет почты:-), а в почте есть куча данных, необходимых для хранения.

И как раз эту задачу я сегодня и решал. Я сделал проводку из Evernote в Gmail, при помощи Zapier, но это я уже о проводниках говорю, позже.

Так вот в хранилищах, если их все же несколько, а отказаться от наличия нескольких хранилищ-таки, тяжко, хотя можно иметь несколько хранилищ, а работать-то с одним. Должна быть структура. То есть полочки, на которые будет раскладываться поступаемая в них информация.
Это тоже просто, если об этом думать. Работают правила декомпозиции и осмысления. Начинается структура с того, что выписывается на листочек вообще все, из чего состоит ваше бытие, вот полностью.
Моя структура первого уровня состоит из трех ценностей:
- Жизнь
- Идеи
- Работа

Детальней видно на картинке. То есть структура должна отражать 100% ваших типов деятельности, разделенных по признакам и типам. Причем, понятие "прочее", "иное" и т.п. не имеет права на существование.
Сложно? Давайте сделаем ее вместе.

3. Проводники. Это те самые штуки, которые обеспечивают прохождение отфильтрованной информации в продуманную структуру хранилищ.Знаете, что является главным проводником? Наша голова, которая думает, потому что именно она определяет наборы помогающих проводников. И такое думание тоже можно загнать в привычку.

В плане проводников я иду по принципу упрощения.

Давайте подробней пройдемся по связкам источник-проводник.

Все, что приходит в голову или является предметом договоренности - пишется в обычный смартфоновский заметочник, у которого есть чудесное свойство прямой интеграции в Gmail. То есть я записал мысль "проверить устранена ли течь на крыше объекта на Кашириных 152", а смартфон ее уже в специальную папочку Gmail положил, ее надо только оттудова переложить на нужную полочку, а это делается головой и ручками. Более трех лет пользуюсь этой связкой и считаю, что нет ничего более простого и эффективного чем фиксация мыслей/вопросов/идей в обычный заметочник и оттуда обработка.

Все, что интересное видят глаза, и слышат уши завидивается через фотоаппарат смартфона и пишется через приложение Recordium. Таким образом реальная информация превращается в цифровую. Оттуда она или напрямую или через другой проводник Evernote получает нужные теги и попадает в Gmail/SugarSync, в зависимости от проекта.

Новости. Раньше я пользовался PulseMe, но после того, как он стал частью проекта LinkedIn (а как известно Lin - Это самая бесполезная социальная сеть) я снес его и заменил на Feedly. Новости в Фидли классифицрованы по папкам, чтобы всякие гадости со Slon.ru или с Дождя не попадались и если выпадает интересный материал, то при помощи кнопочки Saved и сервиса Ifttt он попадает в Evernote.

Когда интересный материал попадается за компьютерами, то к работе подключается Evernote web clipper. Этот парень снабжает тегами любой выделенный контент и отправляет его в Evernote.

Но главная фишка в последнее время заключается в решении по обработке информации с мобильного. У меня айфоша. И я просто оргазмировал, когда нашел решение, позволяющее перегонять в Evernote любой контент из любого приложения смартфона, аналогично работе WebClippera. Это EverClip, то есть читаешь ты, например, ленту фейсбука, а там кто-то мысль интересную кидает, ты ее бац "выделить-скопировать" и она в  Evernote.

Таким образом, некоторое время назад Evernote стал хранилищем нужных данных и Gmail такой же, но другой части данных. И вот сегодня я настроил Zapier и он забирает все, что скапливается в Evernote и отправляет в Gmail, а мне нужно только раскладывать по полочкам. Вуаля.

Вот в этом заключается суть проводников. Они обеспечивают трансфер информации. Логистику, но раскладывать надо ручками. И это еще одно правило, которое для меня ключевое. Никаких автосортировок. Только ручками.

Вот, собственно, нехилые правила, которые позволяют мне еще и удивляться)
я очень сильно удивляюсь тому, что показывают по телевизору - у меня его нет с 2001 года, иногда я сижу с круглыми глазами на главной странице ЖЖ, там такую херню пишут, но глаза круглеют от количества комментариев, то есть эту херню еще и читают.
Нечасто, но иногда мне становится дурно от чтения новостных сайтов, типа Slon.ru а которых я бываю эпизодами. Настройка фильтров нужна, чтобы вы получали то что нужно и я очень рад, что подобные удивления посещают меня настолько редко, что я ими не парюсь совершенно.

Потому что я настроил фильтры на нужный мне контент, создал удобные для себя хранилища, в них логичную структуру и настроил проводники.

Как у вас с этим делом? Что-то похожее? Что-то не похожее? Проще? Сложнее? Вообще ничего нет? Помощь нужна?

Вот...все вышеизложенное можно считать утренним фрирайтом. Всем выходных. Ура!



Это не лайки, это ссылки на другие соцсети :-)

Оставить комментарий

Популярные посты:

• Архив