Электронная почта не должна отнимать Ваше время

Электронная почта сейчас – это возможность взаимодействия многих организаций. В профессиональной деятельности нередко приходится вести переписку именно по почте. Но зачастую обычный сотрудник тратит слишком много рабочего времени на разбор виртуальных писем. Как же действовать, чтобы работа в Калининграде протекала в привычном режиме, и загруженный почтовый ящик не отвлекал от трудового процесса? 
Как же организовать свою работу с электронными письмами, не тратя на это много времени.Во-первых, не начинайте свой рабочий день с проверки непрочитанных сообщений. Утро – это самая продуктивная часть рабочего дня. Потратьте её на решение первостепенных и важных задач, откладывая пропущенные звонки и новые письма на потом, если, конечно, это не какое-то решающее письмо или важный звонок.
Если Вы уже разбираетесь в своём почтовом ящике, то не увлекайтесь. Поставьте временные рамки, например, установите пятиразовый режим проверки писем по 10 минут в день. Самодисциплина превыше всего!
Третий совет – это быстрое принятие решений по конкретному электронному письму. Когда Вы прочитываете сообщение, то сразу реагируйте. Если это что-то ненужное – удаляйте (не стоит засорять ящик), если что-то важное – отмечайте соответствующим значком или мгновенно отвечайте. Такая система предотвратит повторное прочитывание, а, следовательно, и сэкономит Ваше рабочее время.
Почтовый сервис устроен таким образом, что позволяет сортировать все электронные письма по определённому признаку. Создание папок поможет грамотно фильтровать все входящие сообщения. Однако, чтобы создать такую систему фильтра, нужно потратить какое-то время. Но лучше потратить его однажды, чтобы потом разбор писем проходил в разы быстрее.
Если письмо, напротив, отправляете Вы, то приложите все усилия, чтобы оно было написано профессионально и не оказалось в папке «ненужное».
Во-первых, всегда помните, что тема важнее содержания. Именно тема отражает то, о чём Вы хотите сказать в самом письме. Во-вторых, выражайтесь только по делу – коротко и ясно. Пяти предложений вполне хватит для делового и конкретизированного письма. В-третьих, постарайтесь избегать вложений, если это не является необходимостью. В-четвёртых, хорошо зарезюмированное письмо всегда говорит о Вас как о профессионале. Попытайтесь обозначить списком то, что Вы требуете или подведите грамотный итог.
И последнее правило почтовой переписки – это «правило трёх писем». Обычно, если дело не решается письменно, то после трёх текстовых сообщений лучше встретиться лично.