Единые решения для виртуальных мероприятий

Организация мероприятия – это всегда огромная проблема. Может показаться, что планировать онлайн-мероприятие намного проще, чем готовить конференцию в стационарной форме. В конце концов, тогда не нужно резервировать город, питание и ночлег для сотрудников. Оптимальным решением будет организация онлайн мероприятий что позволит решить большую часть проблем.

Организация мероприятия – с чего начать?

Любой, кто когда-либо проводил мероприятие, знает, что это очень сложный проект, который имеет несколько направлений. Не существует одного проверенного рецепта для подготовки мероприятия, потому что каждое событие отличается. Даже самое детально запланированное событие может быть чревато непредвиденными ситуациями, и потенциальные проблемы возникнут в тех местах, где мы меньше всего их ожидаем. Означает ли это, что вы можете проводить конференцию спонтанно и без плана? Конечно, да, но такой подход не гарантирует успеха. Планирование является ключевым аспектом - помимо основного графика, полезно иметь запасной план. Чем привлекают виртуальные мероприятия:

• отсутствие затрат на аренду или подготовку зала;
• возможность пригласить большое количество гостей;
• проведение мероприятия в любое удобное время;
• нет необходимости арендовать специальное оборудование;
• участники могут находиться в разных местах и не тратить время на дорогу;
• можно использовать видео-трансляцию.

С чего начать планирование мероприятия? Сначала должна быть идея. Однако это не может быть совершенно абстрактным видением, потому что организация мероприятия – как в стационарной, так и в виртуальной форме – требует финансовых затрат. Как сделать так, чтобы мероприятие приносило пользу, а не убытки? На этом этапе стоит помнить, что важна не только хорошая идея, но и цель, которую мы хотим достичь с ее помощью. Мы заботимся о продвижении нашего бренда или продукта, хотим привлечь новых горячих потенциальных клиентов, набираем профессионалов в нашу компанию или, может быть, приоритетом является создание сообщества?

Организация мероприятия: предложение спонсорам

Стандартное предложение для спонсоров чаще всего включает в себя такие элементы, как внешний вид и размеры стенда, количество столов и стульев, наличие мониторов, слоты в повестке дня, логотипы в рекламных материалах, вклад в приветственный пакет, призы и т. д. Спонсорское предложение онлайн-мероприятия существенно отличается от предложения настольного мероприятия. Нет необходимости предоставлять телевизоры и стулья, но мы должны подумать о том, какая ценность будет для нашего потенциального спонсора достаточно привлекательной, чтобы он захотел им стать.