Организация деловых поездок: решение без откатов и лишних согласований

periskop — 25.09.2018 В современном мире тенденция к цифровизации и автоматизации процессов захватывает всё новые и новые сферы деятельности, ранее не охваченные «цифрой». Теперь она добралась и до такой специфической сферы, как организация командировочного процесса «под ключ» для крупных и средних компаний.


Если немного упростить, то можно подобрать подходящую аналогию в жизни обычного человека: например, радикальное изменение процесса взаимодействия со службами такси в последние годы. Как это выглядело в традиционной системе, многими десятилетиями? «Голосование» на дороге, затем торг с водителем, и наконец – расчёт по факту, наличными. Водитель мог завысить цену, повезти неоптимальным путём, недодать сдачу. То есть - решающее значение имел человеческий фактор. Массовое внедрение смартфонов резко изменило эти отношения. Выбрал в программе начальные и конечные точки маршрута, система вычислила точную сумму и вызвала ближайшего свободного водителя. Всё. Влияние человеческого фактора сведено к минимуму.

Ровно то же самое, что и в мире такси, сейчас происходит и в сфере организации деловых поездок - где до сих пор сохранялись архаичные схемы взаимодействия. Как правило, многие процессы там выполняются вручную, через менеджеров специализированных агентств. Дело в том, что сотрудник компании (начиная с определённого её размера) не может взять и просто так забронировать себе билет или отель, или снять зал для конференции, или поменять бронь: все процессы должны проходить через документооборот компании, любые транзакции должны быть надлежащим образом отражены в отчётности, а права на утверждение изменений в передвижении и на уровень комфорта в поездке у всех работников разные.


Поэтому подобные решения проводятся через специальные трэвел-агентства. Если компания крупная, то каждый месяц в разнообразном командировочном состоянии могут находиться тысячи сотрудников. Попробуйте-ка отследить все их нужды! Это крайне сложно; кроме того, постоянно возникают нештатные ситуации: например, овербукинг в самолёте или отмена брони в отеле, или сбой в расписании транспорта. Такие вопросы хорошо бы решать быстро, но! Через трэвел-агентства их приходится решать с несколькими согласованиями или звонками. Процесс происходит с задержкой; выгодные варианты зачастую теряются. Кроме того, в такой ситуации (особенно во внезапном форс-мажоре) трэвел-агентство берёт повышенную комиссию или банально завышает цены. Приходится соглашаться, если деловой график напряжённый.

Традиционный алгоритм оформления

Есть и ещё один тонкий момент. Сотрудник, который «сидит» на согласованиях с трэвел-агентством и контролирует эти процессы, склонен выбирать не самые выгодные варианты - а те из них, на которых он может иметь «бонус» (или, попросту говоря, откат) от другой стороны, которая предоставляет услуги. И сумма затрат на эти цели возрастает, иногда заметно.


Так вот. Практически все эти проблемы решает или сводит к минимуму он-лайн система бронирования и организации командировок компании Smartway, которая впервые предложила корпоративному сектору полноценное, защищённое и многоуровневое IT-решение. Самое главное его свойство (по аналогии с вышеописанными решениями такси) – максимальное исключение человеческого фактора из системы принятия решений. И второе фундаментальное свойство этого решения – экономия немалого количества ценного рабочего времени на согласования, пересогласования и переписку.

1) К примеру, используя систему Смартвэй, командировку можно оформить «под ключ» за несколько минут - причём в привычной и достаточно простой для восприятия он-лайн среде, похожей по алгоритмам выбора на Аviasales, Booking.com или, скажем, Skyscanner. Выбор вариантов возможен с самими разными фильтрами, заданными параметрами конкретной задачи или определёнными руководством.

Программная среда похожа на интерфейс он-лайн агрегаторов бронирования билетов и отелей

2) Далее, работа может идти круглосуточно – как и положено в он-лайне, а в не в рабочее время трэвел-агентства, как ранее. Это означает, что 3) можно быстро обрабатывать неординарные ситуации и форс-мажоры, сбои расписания, накладки в бронировании отелей и всё такое прочее неприятное, что случается в реальной жизни.

Алгоритм принятия решений на платформе Smartway

4) В системе ведётся полноценный документооборот (напомню, что Смартвэй входит в группу компаний 1С, так что эта часть реализована на должной высоте). Пользователь видит полную стоимость поездки без скрытых платежей, оплата проходит безналично, платежи списываются со счёта компании. Формируется пакет документов для бухгалтерии, с учётом всех налоговых нюансов. Также автоматически после совершения командировки формируется авансовый отчёт. В системе есть встроенная аналитика по статьям расходов и конкретным лицам.

Профиль конкретного сотрудника. Не надо много раз вводить паспортные данные

5) И конечно, учтена возможность работы с разными travel-политиками – т.е. своеобразный профиль полномочий и прав для конкретного сотрудника, для ограничения необоснованных трат и ненужной привязки к каким-то конкретным сервисам. Можно назвать это «противооткатной системой».

6) Разумеется, есть настройки различных прав на доступ в систему и просмотр данных, а также управления учётными записями сотрудников.

* * *
В целом, при применении системы Смартвэй средний размер экономии по «командировочному» направлению составляет примерно 5-8% от соответствующего бюджета. Оптимальная пороговая сумма для применения этого IT-решения - от 200 тысяч рублей, тогда экономия становится ощутимой.

На чём же зарабатывает сервис Smartway, ведь это всё не бесплатно?
Разумеется, это тоже бизнес. Заработок сервиса – это комиссии от поставщиков транспортных услуг и отельных сетей, от 0 до 8% за транзакцию. 0% - это случай небольших отелей, которые могут вообще не платить комиссию, но присутствуют в системе для увеличения выбора для клиента сервиса и, соответственно, его привлекательности. Поэтому выгода получается обоюдная: пользователь (компания) экономит деньги на командировках, а IT-сервис зарабатывает на транзакциях, совершаемых внутри системы.

В ближайших планах Smartway – доработка и запуск мобильного приложения для смартфонов. Это актуально для нестандартных ситуаций или сбоя в расписаниях: тогда можно будет прямо с телефона сотрудника, имеющего нужные полномочия (например, зам. руководителя делегации), менять параметры брони и билетов в поездке.


Так что, если вы – компания с немалыми командировочными нуждами, то есть прямой смысл присмотреться к этой системе.
Зачем переплачивать или сохранять «дырки» для недобросовестных сотрудников? Лучше их законопатить :)

Оставить комментарий

Популярные посты:

• Ранее
• Архив