Что вы делаете на работе?

karial — 23.01.2010 Так как кроме замены окон в доме и работы в моей жизни на этой неделе происходило немного, я продолжаю отвечать на вопросы из поста request for requests
****************************************************************************************


Несколько человек спросили меня, из чего состоит мой день, как определяется расписание руководителя в крупной, распределенной компании, и как организуется совместная работа людей, работающих в разных странах. С точки зрения "формы" проведения дня ответить довольно просто - день мой проходит в разговорах с людьми (и ответа на емейл - что тоже, по сути разговор) и принятии решений. Иногда личных - в поездках или в случае, когда человек работает в том же офисе, или приезжает на встречу. Но чаще - по телефону, потому что большинство моих регулярных контактов, от подчиненных до начальства, от коллег до партнеров, разбросано по городам и странам. Но есть и вторая часть вопроса - чем именно занимается руководитель. Вернее, как он или она определяет то, чем занимается, потому что именно это простое определение часто влияет и на непосредственные "занятия", и на их результат.

Жизнь по расписанию.
Когда я пришла в ИБМ в Москве в 1993 году, нас было несколько десятков человек. И хотя наша территория покрывала несколько часовых поясов (о чем все с гордостью напоминали иностранным коллегам), за редким исключением - питерский офис да центр обучения/сервиса - все сидели в одном здании. На первых двух этажах старого особнячка арт деко на улице Бахрушина, недалеко от театрального музея, собранного меценатом. Говорят, был он выстроен для любовницы самого Бахрушина, до недавнего времени еще доживавшей свой век где-то во Франции. Потолок в кабинете генерального директора был расписан библейскими мотивами, демо-зал сохранил лепнину на потолке, переговорная - балкончик с гнутой решеткой. Когда людями надо было поговорить, они собирались вместе - просто брали бумаги и шли заглянуть в щелку двери, свободен ли? В худшем случае, слали месседж по внутренней сети или звонили по внутреннему телефону: на месте ли, можно ли зайти? Да еще в какой-то момент сервисники, проводившие время у клиента, обзавелись крутыми пейджерами. Расписание встреч составлялось только в случае, когда приезжал кто-нибудь из Вены или Парижа, и надо было максимально использовать время гостя.
Попав в американскую штаб-квартиру, я испытала некоторое искажение реальности. Вроде бы, компания та же - но не было твердой уверенности, что то, что называется тут "зайцем" не имеет клыков. Первым потрясением было расщепление заданий и более узкая специализация. Например, если в России за отношения с каналами сбыта отвечали, скажем, с десяток человек, деливших работу по регионам - кто в Питер катается, кто на Дальний Восток - то тут их могли быть сотни. Соответственно, и специализация углублялась на порядок. Скажем, потому что появлялась возможность разработать маркетинговые компании для совместной генерации спроса. Значит люди делили работу: кто разрабатывает веб сайт и материалы, кто обеспечивает процесс быстрого ответа на запрос, кто анализирует данные о результативности кампании, чтобы быстро ее изменить в случае неудачи. Каждая из этих работ была довольно большой - т.е., требовала не одного человека - равно как и специализированной. Т.е., требующей определенных умений и инструментария. "Плечо" большое - более 100 стран, в случае ошибок, дорого исправлять будет. Людям, работающим в малом бизнесе, иногда трудно представить себе, как оперирует структура из несколько сот тысяч человек, где в силу масштаба приходится и задания расщеплять, и специализацию вводить, и автоматизировать многие процессы. Скажем, в малом бизнесе посчитать комиссию каждого работника отдела продаж можно и в Excel, а вот на десятки тысяч человек и сотни тысяч продуктовых кодов, плюс определенными приорететами в компенсации это требует совсем другой уровень планирования, унификации и автоматизации.
А уж когда человек говорил, что занимается "стратегией" чего-то я вообще приходила в ступор. Потому что в русском языке "стратегия" означает нечто дальноидущее и умозрительное, как стратегия военных действий. А в англоязычном корпоративном лексиконе "strategy" имеет гораздо более широкий охват. От действительно глобальных планов изменения индустрии до простого и четкого планирования: например, с какими сегментами заказчиков работать, что каждому из них предлагать и почему, сколько ресурсов на каждую из областей бросить - и, главное, почему. И понять это удается только поработав с разными людьми и областями, поняв, что именно люди делают и почему необходим такой шаг в процессе планирования работы крупной структуры: большой корабль дольше разворачивать даже на несколько градусов.
И вот, разобравшись худо-бедно с кем именно в каждой из структур мне надо переговорить в ближайшую неделю, я поняла страшное: к ним нельзя заглянуть в дверь.




Потому что до большинства дверей - сорок миль до аэропорта, три-четыре часа лета и еще час по шоссе, хорошо еще, если виза не нужна. Им, конечно, можно позвонить - в сети лежит директория, можно найти нужного человека по имени ли по тому, кто кому подчиняется, понять, кто именно тебе нужен - вот они, и емейл, и телефон. Но как ни позвонишь - человек на встрече, или в командировке, или в отпуске, да и времени для звонков - три часа "пересечения", когда рабочий день в ее часовом поясе уже начался, а в моей еще не закончился. Вот потому встречи и назначают заранее, но созваниваться назначать встречу - это уже затраты времени, да и как его поймать, назначить... Для этого сотрудники держат свои календари в системе - и хотя вы не видите, чем именно человек занимается, но видите свободные часы, посылаете приглашение, хозяин календаря нажатием кнопки соглашается или отказывается, может комментарий добавить или другое время предложить. Мы пользуемся для этого календарными функциями Lotus Notes.
У руководителей такого рода работой - сверкой календарей , назначением, переносом встреч занимаются секретари. Для встречи нескольких человек нужно найти свободные полчаса-час во всех календарях или попросить кого-то переиграть расписание или делегировать подчиненному. У меня в день может быть до 20 встреч, так что работа по ведению моего календаря - одна из основных функций моей секретарши. К слову, физически моя нынешняя секретарша сидит в другом городе - что совсем не мешает, так как все равно все управление календарем, вызов сервиса и заказ билетов-отелей ведется по телефону или сети. А отдельные "личные" задания, скажем, встретить посетителя или отправить факс может помочь сделать одна из "местных" секретарш.
Когда я училась на МБА, мне остро не хватало несколько нерасписанных часов в день для домашних заданий - я научилась просто заранее блокировать для них время в календаре, и по возможности, сдвигать, а не отменять, если возникала встреча. Я это делаю до сих пор, если мне, скажем, надо подготовиться к пресс-конференции или почитать документы. А вот блокировать время для почты не получается - я стараюсь ответить на срочное утром до работы, пока пью кофе дома, а потом делать это урывками в течение дня. Конечно, лучшее место очистить почтовый ящик - самолет или аэропорт, но подойдут вечер или уик-енд. Иногда бывает необходимость вставить какое-то личное время - сходить к врачу. Лотус позволяет забронировать промежуток как "личное", так что даже секретарь видит факт бронирования, но не имеет доступа к деталям.


"Я вожу грузы"
Очень важный ключ к пониманию работы руководителя - это то, как он или она определяет, чем именно занимается.

Когда-то в прошлой жизни мой муж консультировал крупного чиновника морского транспорта в Москве. На вопрос, чем он занимается, мужик отвечал просто "я вожу грузы". То есть, может, вы отвечаете за то, чтобы люди, водящие корабли, имели нужные ресурсы, скажем, чтобы службы погрузки-загрузки работали, экипажи получали зарплату или маршруты были согласованы с различными службами, от погоды до военных? Нет, он "возил грузы". На стене у него был экран, показывавший движение точек-кораблей по нескольким морям, и в середине совещания чиновник мог схватить трубку с аппарата и заорать в нее:
- Шестой, ты что, б..., не видишь, куда у тебя восемьдесят третий прется, маму вашу?
Потому что он всерьез полагал, что возит грузы. Справлялся ли без его крика шестой, седьмой, восьмой и все остальные - а также, получали ли они ресурсы, необходимые для работы, история умалчивает - специалисты по морским перевозка в России, если они есть среди моих читателей, могут поделиться ответами.

Когда человек начинает деятельсность внизу корпоративной иерархии, он работает с заданиями. Будь то непосредственное написание кода, или составление маркетингового плана, или рассчет зарплаты. Потом лучших "исполнителей заданий" повышают - и они начинают управлять людьми. То есть не просто расширяют сферу или количество заданий, но и должны делать их не сами, а через других людей. Так что их главные занятия переносятся из области "посчитать" и "написать" в "дать задание", "утвердить план", "научить", "помочь", "поставить цели", "предоставить ресурсы", "решить кадровые вопросы". В зависимости от ситуации, человек может продолжать вести какое-то задание сам - скажем, в случае планирования покупки компании, когда команда работающая над проектом вынуждена быть очень ограниченной, начальник высокого ранга может сам посчитать баланс или составить план. Но в большинстве случаев, все-таки, основная работа ведется через подчиненных, а начальник играет роль тренера: освоил сам - научил других или заменил "других" на тех, которых можно научить, а уже потому научил - конечный результат тот же. Иначе так и будет начальник всю жизнь мыть посуду, потому что чище всех в семье ее моет. Если рост продолжается, то следующий качественный скачок - это управление людьми, которые управляют людьми. И тут свои ньюансы не только в делегировании (о котором самом по себе можно писать тома), но и в том, как определяется роль и занятия - меньше фокус на внутренних процессах (их ведут подчиненные и их подчиненные), больше фокус на вопросы внешние - согласование действия с другими, смежными отделами, определение новых направлений или корректировка общего курса, встречи с заказчиками и партнерами, выступления в роли представителя компании - интервью, речи на конференциях, брифинги с аналитиками - и обмен информацией с другими игроками на рынке, чтобы понять, как и когда корректировать курс. Конечно, бывают случаи, когда люди продолжают "перевозить грузы" - и если чувствовать пульс бизнеса, беседуя с заказчиками или партнерами или разработчиками полезно всем, прямое вмешательство налетом часто лишь создает бесполезный стресс.
И как я уже писала, многие предпочитают расти профессиоанально - но не управлять людьми, что вполне возможно, скажем, в технических областях или в медицине - они продолжают заниматься заданиями, писать архитектуру системы или принимать более сложных больных - и это рассуждение не о них.

Соответственно, отсюда понятно, почему лично мне нужно много встреч с людьми. Это не "помешательство на консенсусе", как иногда ошибочно думают те, кто всю жизнь пишет код, а встречи воспринимает как отрыв от дела. Это просто форма осуществления заданий управленца. Скажем, та же координация с другими отделами - чтобы компания разрабатывала то, что будет пользоваться спросом, а продавала и маркетировала то, что являлось стратегической разработкой - требует большого количества обсуждений и согласований действий.

Вот мой день и проходит, как правило, в разговорах по телефону. Иногда начиная с 6 утра - есть всего несколько часов в день, когда можно одновременно собрать вместе американцев, европейцев, австралийцев и жителей Азии. Это могут быть большие встречи - скажем, оперативная летучка по статусу продаж, или выступление перед командой маркетологов о новом бизнесе, требующем скорректировать их действия по генерации спроса. Или встречи по несколько человек - обсудить план компенсации и договориться об изменениях, провести переговоры с партнерами о совместных действиях. Или один на один - скажем, раз в неделю поговорить с начальницей или подчиненным о текущих вопросах. Есть встречи, организованные по моему запросу, есть встречи по чужим запросам. Ем я тоже часто у компьютера - иногда во время встречи, но чаще просто используя ланч как время ответить на почту или почитать отчет - хотя, конечно, мне бы хотелось больше ланчей проводить с людьми - укрепление личных отношений всегда помогает уменьшить стресс в решении деловых вопросов.

Стандартная" шутка среди людей живущих такой жизнью: "я прошу секретаршу внести в расписание походы в туалет".

Приспособление к окружающей среде - залог выживания вида.
Жизнь по расписанию - когда весь день разбит на мелкие кусочки - быстро приучает решать вопросы в пределах отведенного времени. Потому что если долго раскачивались и "перескочили" отведенное время, начинаете терять ключевых участников - у них следующие встречи в расписании, надо переназначать. Это не значит, что надо забыть про навыки социального общения - пошутить вначале, пока все собираются, или спросить собеседника о чем-то простом и человеческом - как операция у жены прошла или как отпуск был - очень помогает поддерживать ощущение человеческого контакта, даже если никогда не видел собеседника. Но и тратить время на беседу не по теме стоит ограничено. И второе - о чем иногда забывают вначале карьеры - никто никогда не жалуется, если встреча закончится раньше.

Жизнь по расписанию в рабочие дни означает, что сам по себе день без расписания в отпуске - это уже ощущение отдыха. Самая большая радость в отпуск - это не встать во столько, во сколько запланировано, и не планировать расписание театров-ресторанов-выставок на несколько дней вперед. Теперь попробуйте объяснить это навещающим "посмотреть Америку" родственникам.

Очень часто на один и тот же промежуток времени есть несколько запросов. Так как клонирование изобретают до ужаса медленно, то выходов, собственно, три: попытаться перенести, делегировать или пропустить. И все три имеют очевидные недостатки. Именно поэтому, не являясь без предупреждения на конференц-колл или отменяя в последний момент по причине, особенно по причине звучащей не самым уважительным образом (например, "человек на пару ступеней ниже по званию назначил на это время встречу по явно не очень срочному вопросу"), вы заставляете живущего по расписанию задуматься: а стоит ли вообще тратить время на переназначение встречи или все-таки не стоит оно времени?

Добавлю - после того как мне задали хороший вопрос - что спланированный на недели календарь не означает, что в случае экстренной ситуации его нельзя перепланировать. Иногда приходится попросить секретаршу отменить все встречи до конца дня или на несколько дней, или все встречи, кроме одной-двух, которые важны и трудно переносимы. И работать над чем-то, требующим быстрой реакции - как же без этого.

Календарь с функцией поиска свободного времени - великое изобретение. Если вам надо встретиться с Васей и Петей - не заменяйте поиск времени в их календарях удовольствием отправить емейл, скопированный десяти разным людям и содержащий лишь одну содержательную деталь: "Вася и Петя, я свободен завтра в 3". Потому что вы только что съели минуту у десяти людей на открывание и удаление почты . В крайнем случае, просто запретите себе пользоваться кнопкой "ответить всем".

Невозможность пройти по коридору и заглянуть в щелку двери приучает еще к одному: думать заранее, когда и с кем вам потребуется поговорить. Понимая, что сам поиск свободного места в календаре крупного руководителя может занять несколько недель - не сам поиск, а наличие "окна", конечно. Так что не всегда стоит ждать стопроцентной готовности для назначения времени презентации тому, кто должен принять решение по проекту. Назначенная заранее встреча, конечно, создает стресс - надо успеть к сроку. Но она также заставляет отсчитывать назад (когда надо пройти предыдущий к встрече этап?) и поворачиваться быстрее. В конце концов, ничто нак не ускоряет работу как правильно назначенные сроки сдачи - признаюсь, сама пользуюсь. Потому многие из нас в душе те самые студенты, которые на требование выучить китайский задают только один вопрос: когда сдавать?

Если вы регулярно работаете с кем-то бок о бок, вынуждены часто обмениваться информацией - необязательно с подчиненным, с коллегой или партнером - то имеет смысл назначить постоянный регулярный разговор. Так что вместо того. чтобы звонить каждый день по мелочам, вы оба придете со списком и все обсудите - и отмените или сократите время, если весь разговор не нужен. Но и перебарщивать не надо - а то и незаметите, как вся неделя "запланированными" разговорами покроется.

Трюк, которому я научилась у начальника: найти 30 минут в календаре в тот же день практически невозможно, найти 5 минут в календаре при хорошем расположении секретарши можно почти всегда.
Трюк, которому я научилась у подчиненной: на 15-минутный разговор люди являются чаще и без опозданий, чем на 30-минутный.

Разговор по телефону замечателен тем, что вести его можно откуда угодно - даже в пижаме с дивана, если не пользоваться видеотелефоном. Что дает многим возможность работать в определенные дни из дома, особенно, если как начали в 6-7 утра, так без остановок до вечера. Большинство работающих дома быстро приучает домашних к мысли, что врываться к маме в кабинет с вопросом во время разговора следует только в ситуациях, когда вы ворвались бы к ней в офис. Например, с огнетушителем в руках или с пеной на губах. Но я готова заплатить большие деньги за аппарат, внедряющий эту мысль в сознание гостей дома - изобретатели, дерзайте. Судя по количеству лая, плача и требований ТВ на конференц-коллах перед быстро нажатой кнопкой mute, у вас будет большой целевой рынок.



Не стоит обобщать мой опыт на другие компании - и область, и размер, и сконцентрированность людей в одном здании накладывают отпечаток. И потмо, главное, не как день проходит - главное, что он наконец заканчиватся.

(c) karial - использование текста (кроме ссылок на него) требует согласия автора

**********************************************************************************
Задать дополнительные вопросы можно тут. (а не под новым текстом колонки - у меня может не оказаться времени шерстить идеи о чем написать по всем постам).
Напоминаю, что ряд постов может оказаться под замком, сразу или со временем. Желающие их читать, пожалуйста, отметьтесь под верхним постом в журнале.

Оставить комментарий

Популярные посты:

• Ранее
• Архив